อีกทางเลือกหนึ่งในการค้นหา , จัดกลุ่มของจดหมายในโปรแกรม Outlook 2010 คือการใช้งานเครื่องมือ Search folder ครับ โดยวิธีการนำมาใช้งานไม่ซับซ้อน มีเพียง 2 ส่วนหลัก ๆ ที่ต้องกำหนดค่า คือ ตั้งชื่อให้กับ Search folder และกำหนดเงื่อนไขให้กับโฟลเดอร์นั้น ๆ ตัวอย่างเช่น หากเราต้องการสร้างโฟลเดอร์ให้แสดงเฉพาะจดหมายที่ยังไม่ได้อ่าน เราก็ตั้งชื่อเป็น Unread message และสร้างเงื่อนไขให้แสดงเฉพาะจดหมายที่ยังไม่ได้เปิดอ่านเป็นต้น ข้อดีคือหาข้อมูลได้เร็วขึ้นไม่ต้องเลื่อนหาทีละบรรทัดครับ
ขั้นตอนการกำหนดค่า Search folder
1.ขั้นแรกให้เรียกใช้เครื่องมือโดยเลือก New Search Folder ตามรูป
To get started, just go to the Folder tab and click the New Search Folder button:
2.ขั้นต่อมาโปรแกรมจะแสดงเมนูต่าง ๆ ใช้สำหรับกำหนดเงื่อนไขว่าต้องการให้ข้อมูลประเภทใด , จากใคร แสดงในโฟลเดอร์นี้
This opens a dialog box with a number of popular choices ready to configure and create:
3.ในส่วนของ Mail from People and Lists เป็นการจัดกลุ่มของจดหมายจากชื่อของผู้ส่งจดหมาย
To create a folder that keeps tabs on all mails from specific people, just click Choose and select the person or persons you want to track (might as well put your boss' boss in there too!).
If you want to go off the beaten path, select Create a custom Search Folder at the bottom:
4.ตั้งชื่อให้กับ Search folder ให้สอดคล้องกับเนื้อหา คลิก OK เป็นอันเสร็จ
ขั้นตอน 1-4 เป็นเพียงวิธีการ Standard หากต้องการกำหนดเงื่อนไขเพิ่มเติม ให้มีความละเอียด หรือ ตรงวัตถุประสงค์การใช้งาน สามารถใช้งานแท็ปอื่น ๆ เพิ่มเติมได้อีกเช่น Messages , More Choices , Advanced ตามรูปครับ
This will open up several tabs packed with Search Folder possibilities:
ที่มาของข้อมูล
